DEPENSES et GBCP

Ce qu'il faut savoir...

- La chaîne de la DEPENSE s'articule autour des termes : engagement juridique, service fait, demande de paiement, mise en paiement, retenues de garanties, avances et acomptes, gestion des pénalités, carte d'achat, dématérialisation

- Le processus de la dépense commence par l'expression d'un besoin. Acquérir un bien ou une prestation. Vous procédez à l'engagement de ce besoin. Plus tard, vous en vérifiez la livraison : c'est le service fait et si l'ensemble est conforme, vous mettez la facture que vous avez reçue en paiement.

- Cette facture que vous recevez de votre fournisseur doit être en harmonie avec le rapprochement entre : EJ, SF et DP. Ces trois éléments sont liés.

- Dans certains cas, il peut y avoir une concomittance entre le SF et la DP. Dans ce cas, il n'y a pas besoin d'Engagement juridique...

- Dans tous les cas, les dépenses sont totalement exécutées en AE et CP.

- La certification du service fait produit un impact en comptabilité générale en introduisant la notion de fournisseurs factures non parvenues (compte 4081 ou 4084)...

- La validation d'une demande de paiement ayant fait l'objet d'un EJ préalable, ne produit aucun impact budgétaire ni comptable. La DP qui n'a pas fait l'objet d'un EJ peut avoir un impact budgétaire dans certains cas...

- Après sa mise en paiement, une DP est réglée. C'est à ce moment que les CP sont consommés. Dans le cas des DAO (Dépense avant ordonnancement), pour un prélèvement par exemple, la consommation d'AE et de CP se fait au moment du rapprochement entre l'écriture de réglement et la DP. S'agissant des RECETTES, il n'existe pas de notion d'AE et de CP.

- La GBCP permet d'effectuer des réservations d'AE lorsqu'il s'agit de réalisations d'opérations particulières. Dans ce cas, le
montant des AE est réservé. Cette opération ne donne lieu à aucune consommation de crédit budgétaire ou comptable. Les réservations d'AE rendent les crédits indisponibles jusqu'à leur utilisation. Elle doit être faite sur une imputation budgétaire constituée d'au moins une nature et une destination...

CORRECTIONS ET ANNULATIONS

- Durant la chaîne de l'exécution budgétaire, il est possible que vous ayez besoin d'apporter des modifications sur les différents actes de gestion suite à des erreurs de saisie, suite à une mauvaise imputation...Tous les cas ne sont pas rectifiés ou annulés de manière identique.

GESTION DES AVOIRS

- Il s'agit au préalable d'identifier le type d'avoir que vous avez à comptabiliser et si votre système d'information vous permet une bonne comptabilisation de cette opération.

Votre avoir correspond t-il à une remise de fournisseurs ?

Votre avoir est-il consécutil à un retour sur achat ?

Attention à la comptabilisation et aux comptes utilisés. Dans certains cas, même le serive fait (SF) doit être réduit...

CORRECTIONS D'ERREURS

La gestion des corrections d'erreurs, en GBCP, n'est pas aisée. Plusieurs cas de figures existent. Dans certains cas, seul la comptabilité budgétaire sera impactée, dans d'autres cas, ce sera la comptabilité générale et dans d'autres cas, les deux comptabilités le seront...

RETRAITS D'ENGAGEMENTS.

Lors d'un retrait d'engagement, vous ne pouvez pas dépasser la part de l'engagement qui a donné lieu à certification ou à paiement. Plusieurs cas peuvent se produire :

Le retrait est fait sur le même exercice budgétaire que l'Engagement Juridique (EJ).

Dans ce cas, les AE concernées sont abondées pour le montant du retrait.

Le retrait a lieu sur un exercice différent de celui de l'EJ (N+x).

dans ce cas, les AE concernées ne sont pas restituées.

L'EJ engagé en N-1 a fait l'objet d’un engagement complémentaire en N de X€.

Si un retrait d’engagement est effectué, il ne peut concerner et abonder que la partie de l'EJ complémentaire faites sur N. Les AE de N-1 n'étant en aucun cas concernées.

Dans l'idéal, votre progiciel de gestion financière doit vous permettre d'effectuer toutes les corrections prévues. Cependant, sachez que toutes les corrections ou modifications d'écritures prévues par l'ordonnateur doivent se faire en concertation avec l'agent comptable...

LES BAUX

Un bail est un contrat qui unit un propriétaire à un locataire dans le cadre d'une location d'un bien immobilier. Nous distinguons deux types de baux :

Les baux établis sur une durée ferme avec ou sans clause de résiliation. Ce bail est un engagement juridique qu'il vous revient de créer pour le montant total du bail qui consommera les AE quand l'EJ sera validé. Dans ce cas précis SF et DP sont concomitants...

Les baux établis pour une durée indéterminée.

Ce type de bail ne nécessite pas la création d'EJ consommant des AE. Le AE sont consommées à la validation des DP arrivées à échéance et les CP sont consommés à la mise en paiement des Demandes de Paiements.

DEPENSES D'INTERVENTION

- Contrairement aux idées reçues, ces dépenses peuvent faire l'objet d'un engagement juridique selon le type de dépenses. Ces dépenses peuvent être soumises ou non à des conditions de réalisation, elles peuvent être à durée déterminée ou indéterminée et enfin elles peuvent faire l'objet d'une DP ou d'une Demande de Versement (DV) selon le cas. Nous distinguons deux types de dépenses d'intervention.

1. Les dépenses d'intervention pour compte propre.
Ce type de dépenses doit faire l'objet d'un engagement juridique car elle est budgétaire.
2. Les dépenses d'intervention pour compte de tiers
Ces dépenses ne font pas l'objet d'EJ et n'ont un impact qu'en comptabilité générale.

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